Introduction

Comme au mois de juillet, je continue mon périple littéraire et pour le mois d'août, je me suis encore contenté d'un seul livre, cette fois pour cause de vacances concentrées sur autre chose que la lecture. Néanmoins, le challenge reste relevé avec la lecture de "Secret of productive people" de Mark Foster, un auteur que j'apprécie de plus en plus.

Ce livre est une méthode

Comme pour les autres livres de Mark Foster que j'ai pu lire, le sujet est la gestion du temps. "Secret of productive people" ne tend pas vraiment à livrer une méthode complète, contrairement à "Do It Tomorrow". Au lieu de ça, il donne de nombreux et précieux conseils pour améliorer sa productivité, dans tous les sujets disponibles.

Le style du livre est très technique et dispose d'une organisation très rationnelle. Il permet ce que l'auteur appelle skimming en anglais (le saut de lecture en bon français) et cela se ressent dans le livre. Ainsi, vous pouvez l'ouvrir à n'importe quel début de chapitre pour avoir des conseils sur un thème précis.

Il y a de nombreux chapîtres (près d'une quarantaine quand même) de quelques pages chacun (moins d'une dizaine) où Mark Foster donne une brève introduction, suivie de grands principes explicités à chaque fois avant de réaliser une conclusion sous forme d'ateliers ou d'exercices à faire. L'ensemble se lit forcément facilement et n'a, finalement, pas vraiment d'intérêt littéraire.

J'ai pris 10 pages de notes sur le livre pour en faire un résumé très technique car je souhaitais avoir une page web qui concentre les conseils pour pouvoir les relire plus tard. Cet article sera donc constitué par ce résumé.

Introduction

En introduction, Mark Foster tente de définir ce qu'est la productivité.

  • La créativité est issue du questionnement d'un problème.
  • L'efficacité provient d'un processus appliqué en continu.
  • La productivité est une interaction continue entre créativité et efficacité.

Comment être non productif ?

Avant d'aller plus loin, l'auteur tente de montrer quelles sont les meilleurs techniques pour être non productif.

  • Ne pas avoir de système de gestion.
  • Se surcharger d'activité.
  • Ne pas être assidu.

Comment élaborer un bon système ?

Quelques pistes pour créer un bon système de gestion:

  • Se demander pourquoi ça ne fonctionne pas.
  • Comment puis-je améliorer la situation ?
  • Répéter le cycle dans le temps pour lui donner un fond d'expérience vécue.

Trouver de nouvelles idées

Mark Foster nous donne sa technique pour être créatif: * Quelles sont les 5 meilleurs idées sur le sujet (et en trouver 5 nouvelles par jour). * Répondre aux questions rencontrées lors du processus. * Utiliser des listes à puce jetables.

Pour l'auteur, la créativité n'est pas un don mais bien un apprentissage issu d'un questionnement profond et fréquent. Le genre de truc qu'on ne peut faire que quand on a du temps disponible pour ça.

Lutter contre la résistance et la procrastination

La procrastination, le mal du 21ème siècle ! Avec tant de sollicitations autour de nous, bien souvent amenées par les technologies modernes de communication, il est facile de se disperser.

Voici quelques techniques pour s'en sortir: * Faire "Little and often", peu et souvent. * Découper les tâches complexes en unités simples. * Technique du "Je ne vais pas faire ceci mais je vais juste (démarrer)". * Effet de maturation: se laisser le temps pour que le sujet prenne consistance dans son cerveau. * Commencer le plus rapidement en amont. * Définir un nombre et une fréquence de session de travail.

Améliorer la réflexion

  • Les routines de bas-niveau doivent être correctement implémentées.
  • L'interrogation sur la pratique doit devenir une seconde nature.
  • Le système de gestion doit être pratiqué jusqu'à ce qu'il devienne lui aussi une seconde nature.

L'échec est un ami

Parfois, on n'ose pas se lancer, de peur de se louper. C'est bien normal mais ça ne doit pas devenir paralysant non plus ou entraver l'action. Mais dans notre société qui met la réussite sur un pied d'estale, ce n'est pas évident d'accepter de se tromper.

  • Ne pas avoir peur de l'échec car c'est une marge de progrès.
  • Faire face à la possibilité d'échec en prenant des précautions (ne pas être sur-optimiste).
  • Apprendre de ses erreurs (REX) en cherchant les raisons: * Qu'est-ce-qui aurait pu être mieux ? * La prochaine fois, je ferais...

Travail VS activité

Pour Mark Foster, le travail est une action utile alors que l'activité est un truc qui nous fait agir, mais pour pas grand chose, plus pour occuper le temps ou donner l'impression de faire quelquechose. L'activité est surtout remplie par la procrastination ou par l'action facile mais inutile.

  • Faire le travail en premier, le plus dur en premier. En effet, si vous commencez par le plus dur, le reste suivra facilement. Si vous commencez par le plus facile, vous aurez besoin de faire une pause au bout de deux ou trois tâches, vous l'aurez bien mérité. Mais, à votre retour, le fait d'avoir à faire le plus dur vous semblera une montagne insurmontable.
  • Inscrire le projet le plus important et le plus complexe en premier.
  • Réduire le volume des engagements. Une constante chez Mark Foster et le seul moyen rationnel de s'en sortir quand on est overbooké: une journée ne peut durer que 24h et l'efficacité a forcément des limites. Il faut donc sabrer dans ses engagements et se focaliser uniquement sur ceux qui en valent la peine.

Savoir ce qu'on veut

Plutôt que de tergiverser, quelques idées: * Un objectif doit être dynamique: un cheminement vers du spécifique. * Pourquoi avoir cet objectif ? Transformer les "Je ne veux pas" en "Je veux". * Qu'est-ce-qui m'empêche de le faire ? Transformer les "Je ne veux pas" en "Je veux".

Surpasser le négatif

  • Transformer le sentiment négatif en positif: * peur: le meilleur remède contre la peur est l'action. * Envie: Utiliser l'inspiration.
  • Rechercher la critique constructive plutôt que l'admiration: favoriser le feedback.
  • Qu'elle quantité d'attention réelle et constante j'ai employée sur ce sujet ?

Aller à l'essentiel

  • Découvrir ce qui est essentiel: diviser la quantité de temps disponible de travail par deux et garder le plus important.
  • Aménager des pauses marquées: * travail = travail; pause = tout sauf travail. * Les pauses concentrent le travail.
  • Assurer le système de base pour ne pas être surbooké par les tâches de base.

Conserver ce qui fonctionne

  • Identifier ce qui marche déjà dans la vie.
  • Construire à partir de ce qui marche déjà (ex: séminaires sur place).

Supprimer ce qui ne fonctionne pas

  • Ne pas conserver ce qui n'est pas en état de marche: réparer ou jeter.
  • Si on ne parvient pas à faire une activité/tâche, la transmettre à une autre entité/personne dédiée.
  • Concentrer ses efforts sur les tâches sur lesquelles on est bon/ a un intérêt.

Endurance

  • Utiliser des routines.
  • Se remémmorer pourquoi on le fait (ex: double ligne de mire).
  • S'impliquer.

Être constant

  • Attention constante, régulière et focalisée.
  • S'engager sur une liste fermée et réduite d'engagements. Bien souvent, la tentation sera grande d'aller explorer d'autres voies, de se consacrer à de nouvelles tâches non prévues. Mais c'est justement là que réside la faiblesse. Les engagements sont donc sur une liste fermée qui ne s'ouvre que lorqu'elle est complétée intégralement.
  • Limiter la charge quotidienne avec la méthode DIT.

Gérer les interruptions

  • Traiter les interruptions comme des tâches dans le système de gestion du temps.
  • Analyser: source des interruptions, quel mode de gestion, s'interroger dessus => nouvelle règle dans le système.
  • Refuser toute interruption non liée à un engagement.

Gérer l'encombrement

  • L'encombrement est le signe de plus d'entrées de que de sorties.
  • Augmenter le temps disponible: réduire les réunions, interruptions et distractions.
  • Augmenter l'efficacité: analyser/système de gestion/constance.
  • Réduire les engagement (virer ceux de fin de liste priorisée).

Ressentir le flux

  • Se poser des défis sans aller jusqu'au débordement.
  • Donner une attention avec des objectifs à une action.
  • Le flux se déclenche sur une activité régulière et constante.

Répartition du travail

  • Repérer et se focaliser sur le travail que je suis seul à pouvoir faire.
  • S'assurer d'y porter suffisamment d'attention.
  • Ne pas perdre du temps sur du travail de base que n'importe qui d'autre peut faire.

Aller de l'avant

  • Savoir où on veut aller: définir des objectifs précis.
  • Avancer dans la bonne direction: faire un plan non détaillé et maintenir un certain rythme.
  • Ajuster le plan au fur et à mesure.

Dominer le travail

  • Ne pas faire les trucs à moitié: le faire à fond.
  • Donner le meilleur de soi pour les tâches du système de base.
  • Ne pas se fixer de limite: avoir des objectifs fixes mais pas trop nombreux.

Contenir les engagements

  • Utiliser DIT.
  • S'assurer de travailler sur les bons sujets.
  • Supprimer les projets négligés.

Les 3 règles de la priorisation

  • Prioriser uniquement les engagements listés.
  • Sinon, ne pas prioriser.
  • La vraie question: est-ce-que je doit faire ça ou non ?

Déléguer

  • Quand on délègue, il faut conserver la responsabilité.
  • Programmer des deadlines intermédaires * Ce qui doit être fait dans l'intervalle. Mode de remontée de l'information (réunion/mail/rapport). Faire un rappel quelques jours avant. Agir immédiatement en cas de dépassement. * En cas de retard, reprogrammer une deadline et s'y tenir.
  • Rappeler que le projet en amont est important.

Feedback

  • Quelle est la situation actuelle (point de départ).
  • Suivre les indicateurs sur le déroulement du projet et non sur le projet en lui-même.
  • Agir selon les indicateurs.

Semer des graines

  • Parler souvent du projet aux autres.
  • Faire des recherches.
  • Se poser des questions avec une liste dynamique (à effacer tous les jours).

Le temps de la récolte

  • Être patient et toujours progresser.
  • Être persistant, ne pas abandonner.
  • Une fois parvenu à la maîtrise d'un sujet, pratiquer la redondance: complexifier les situations à titre d'entraînement.

A propos de la technologie

  • Utiliser la technologie pour accélerer les processus.
  • Utiliser la technologie pour la recherche et la créativité.
  • Utiliser la technologie pour communiquer.

Time-Box

  • Décider du temps à allouer/des tâches concernées/temps de repos entre les tâches.
  • Ou bien s'imposer une limite de temps de pause entre tâches.

Progresser

  • Ne pas chercher à dépasser tout le temps ses records personnels.
  • Au contraire, chercher à dépasser sa moyenne.
  • Une fois l'objectif atteint, maintenir le rythme stable.

Introduire de l'aléa dans la vie

  • Il n'y a jamais une seule bonne décision à prendre.
  • Utiliser une pièce (pile ou face) quand la décision n'est pas claire, ou trop complexe à prendre.
  • Prendre des trucs au hasard au restaurant.

Expérimentation

  • Les questions doivent conduire à des expérimentations.
  • Le but d'une expérience est de trouver ce qui marche.
  • L'expérience permet d'améliorer le système.

Concentrer des données sur un sujet

  • Sans données, on n'a que des sentiments.
  • Ne rien accepter tout cuit d'une relation de confiance, toujours vérifier.
  • Récupérer des preuves/accorder ses sentiments/décider.

Conclusions

Bon, cette prise de note est sans doute un peu sèche. Mais moi, elle me parle. Au pire, je peux toujours reprendre le livre pour avoir des précisions ou des exemples. D'ailleurs, je vous invite à acheter le livre (il n'est pas piraté sur Internet: c'est une niche trop en dehors des ouvrages de divertissement (pensez-vous, un livre qui parle de travail, pas très vendeur)) pour vous faire une meilleure idée, par vous même. Au pire, vous pouvez le feuilleter pour vous faire une bonne idée de ce qu'il contient.

Les grandes idées restent que pour avancer et être productif, il faut porter une attention focalisée, régulière et constante sur un sujet. Le meilleur moyen technique d'y parvenir est d'avoir un système qui permet de gérer les tâches de base de la vie pour se dégager du temps pour réfléchir. Avec ce temps, il faut se poser des questions, tenter d'y répondre, se demander si ça vaut la peine, accepter de se tromper et s'y coller dans l'action.

Dans tous les cas, la lecture d'un livre sur des techniques de gestion du temps a toujours un effet rassurant. On y trouve de précieux conseils qui sont toujours étayés d'explications logiques ainsi que de nombreux exemples issus de la vie courante. Pour ma part, j'espère être plus productif après avoir lu ce livre.

Mais, dans la pratique, je sais que je suis plus productif qu'en début d'année, grâce à la méthode DIT qui est un complément indispensable à "Secret of productive people".

Ok, pour ce huitième mois, le challenge est toujours relevé, je tiens toujours la barre de lire au moins un livre par mois. Pour le mois prochain, je pense vraiment retourner vers un peu plus de littérature française ! Après la technique, un peu de poésie bordel !